Effizienzsteigerung der professionellen Dienstleistungserbringung auf der Basis von „1C:Trade Management 8 + CRM“ bei Rufil Consulting GmbH

04.März 2013

Anzahl der automatisierten Arbeitsplätze: 10
Produkte: 1C:Enterprise 8. Trade Management + CRM

Filiale: 1C-Rarus Moskau
Branchen: Professionelle Dienstleistungserbringung (Buchhaltung- und Steuerberatung)
Standorte der Kunden: Moskau

Firma Rufil Consulting ist das Team von hochqualifizierten Fachleute in der Buchhaltung und der Steuerberatung, der Geschäftsentwicklung- und unterstützung, EDV Implementierungen auf dem Gebiet des Rechnungswesens und des Finanzmanagements.

Seit 2007 erbringt die Firma komplexe Dienstleistungen der Filialen von Auslandsunternehmen und von Inverstoren. Die Firmenstandorte befinden sich in Deutschland (Berlin) und Russland (Moskau).

Im Zusammenhang mit dem aktiven Wachstum der Kundenanzahl in 2012 wurde die Entscheidung über die Implementierung des automatisierten Managementsystems für das eigene Geschäft auf der Basis vom Produkt „1C:Trade Management 8 + CRM“ getroffen.

Im Rahmen des Projektes wurden folgende Aufgaben erfolgreich gelöst:

1. Automatisierung der Registrierung von Kundenkontakte mit ihrer Adressierung  an den zuständigen Mitarbeiter.
2. Registrierung und Speicherung von elektronischen Dokumentversionen (Verträge, offizielle Briefe usw.).
3. Gestaltung und Ausfüllung von standardisierten Vertragsvorlagen auf der Basis von individuellen Parameter der den Kunden erbringenden Dienstleistungspakete.
4. Registrierung von Dienstleistungserbringungen mit der Detaillierung nach involvierten Mitarbeiter und Leistungstarife für verschiedene Dienstleistungsarten.
5. Monatliche automatische Rechnungsausstellung für die Bezahlung der standardisierten Dienstleistungspakete nach der Kundenliste und ihrer automatischer Email-Versand.
6. Automatische Kontrolle des Zahlungseingangs von Kunden und Benachrichtigungsversand den Kunden über die laufende Zahlungsverbindlichkeiten.
7. Aufgabenstellungen für Kuriere über Dokumentenzustellungen den Kunden.
8. Erstellung von nötigen Sammelberichte zur Kundenbedienung.
9. Zeiterfassung der Mitarbeiter.

Von Spezialisten von 1C Germany GmbH und 1C-Rarus in enger Zusammenarbeit mit der IT Abteilung von Rufil Consulting wurden folgende Arbeiten in der Systemimplementierung erfüllt:

• Analyse von Kundenforderungen in der Automatisierung der Arbeitsplätze durchgeführt.
• Anfangsschulung von Benutzer durchgeführt und Kundenforderungen auf der Basis von Prozessmodellierungen im typischen System präzisiert.
• Import von Stammdaten und Anfangsbestände durchgeführt.
• Die Konfiguration nach festgestellten individuellen Kundenforderungen eingestellt:
  • Benötigte Druckvorlagen von Dokumenten in deutscher und englischer Sprache implementiert.
  • Benötigte Vertragsvorlagen mit der automatischen Ausfüllung aus Kundenstammdaten in der 1C Datenbank implementiert.
  • Versandmechanismus von Kundenbenachrichtigungen eingestellt.
  • Mechanismus von der automatischen Ausfüllung und dem Versand der Dienstleistungsdokumente nach dem Monatsende (auf der Basis von Verträge und tatsächlich erbrachten Dienstleistungen) entwickelt.

Nach der erfolgreichen Produktimplementierung von 1C:Trade Management 10.3 haben die Mitarbeiter das effektive Instrument der alltäglichen Arbeit bekommen, die die Wechselwirkung mit den Kunden in allen Etappen vereinfacht.

Die Unternehmensführung hat die Ergebnisse der Systemimplementierung als äußerst positiv bewertet, weil die Möglichkeit der Operativanalyse von Schlüsselparameter der Mitarbeitertätigkeit und Kundenabrechnungen entstand.

Im Rahmen der weiteren Mitarbeit mit der Firma 1C-Rarus wird die Frage der zusätzlichen Automatisierung der ganzen Reihe von internen Prozessen betrachtet, was die Firmenmitarbeiter weiter entlasten und die Möglichkeit ihnen geben kann, Anfragen von mehreren Kunden zu bearbeiten, ohne das eigene Personal weiter auszubauen.