Die Erfolgsgeschichte von West projects GmbH

Ausgangssituation

Die Firma west projects ist im Jahr 2001 durch einen Zusammenschluss von erfahrenen Managern aus der IT- und Werbebranche, sowie Juristen und Kaufleuten zur Gründung des Office-Towers-Oberhausen entstanden. Als Systemhaus betreut die west projects mittelständische Kunden im Ruhrgebiet in den Bereichen Netzwerktechnik, IT, Software-Engineering und Consulting.

Das Wachstum von west projects und die hohen Ansprüche an Effizienz und Qualitätsmanagement machten einen Austausch des damaligen Warenwirtschaftssystems gegen eine moderne Lösung notwendig.

Marktanalyse

Die zahlreichen auf dem ERP-Markt angebotenen Produkte wurden an Hand der folgenden Kriterien untersucht und verglichen:

• Intuitive, effiziente Bedienung.
• Geringer Schulungsaufwand.
• Gute Skalierbarkeit, um weiteres Wachstum der west projects zu unterstützen.
• Gute Anpassbarkeit an künftige Anforderungen.
• Hoher Sicherheitsstandard.

Entscheidung

Im direkten Vergleich stellte sich heraus, dass Funktionsumfang und Bedienung der Business Suite den Erwartungen von west projects vollständig entsprachen. Das Plattformkonzept 1С: Enterprise 8 mit integrierter Entwicklungs- und Laufzeitumgebung garantiert sowohl Skalierbarkeit als auch die Möglichkeit von Anpassungen und Funktionserweiterungen. Diese beiden Aspekte gaben den Ausschlag, west projects entschied sich für die 1C: Business Suite.

Umsetzung

Die Vorgabe von west projects war ambitioniert: Die Umstellung sollte in kürzester Zeit erfolgen, ohne eine von außen bemerkbare Unterbrechung des Betriebs. Vorhandene Adressdateien sollten übernommen werden (der Adressbestand wurde vor der Migration bereinigt), ebenso die vorhandene Artikelliste.

Der Projektplan sah eine Spezifikationsphase vor, in der zunächst in einem Workshop die Arbeitsprozesse von west projects erfasst und ihre Abbildung in der Business Suite den Mitarbeitern von west projects vorgestellt wurden. Weiterhin wurden in der Spezifikation die Anpassungen der Druckausgaben an das Corporate Design von west projects und die Gestaltung der Berichte beschrieben.

Der Umstellung auf die Business Suite ging eine zweitägige Schulung unmittelbar voraus, in der alle Mitarbeiter von west projects in ihre jeweilige Tätigkeit intensiv eingearbeitet wurden.

Die Umstellung selbst bestand dann darin, dass innerhalb eines halben Tages der Server mit der 1C: Business Suite in Betrieb genommen wurde. Während das vorbereitete Script für die Datenübertragung aus dem Altsystem lief, wurden die Arbeitsstationen umgestellt, so dass bereits am Nachmittag desselben Tages die Arbeit mit der 1C: Business Suite aufgenommen werden konnte.

Selbstverständlich verläuft eine solche Migration nie völlig schmerzfrei. Trotz der intensiven Schulung ist der Umgang mit einer neuen Software noch nicht so vertraut, dass die Anwender gerade in Stresssituationen nicht doch noch in einfachen Vorgängen hängenblieben. Hier erwies es sich gerade für die Zufriedenheit der Anwender als sehr hilfreich, dass ein Systemingenieur der 1C Germany GmbH noch zwei Tage vor-Ort-Support leistete.

Fazit

Die Erwartungen sowohl der Geschäftsführung als auch Mitarbeiter von west projects wurden vollständig erfüllt. Die 1C: Business Suite lief von Anfang an stabil mit schnellen Antwortzeiten, die Betreuung durch die 1C Germany GmbH war freundlich und effektiv.

Für die Geschäftsführung der west projects liefern die maßgeschneiderten Berichte der 1C: Business Suite auf Tastendruck einen vollständigen und ständig aktuellen Überblick über alle wesentlichen Aspekte des Unternehmens. Die Mitarbeiter des Unternehmens empfinden die 1C: Business Suite als eine wesentliche Erleichterung und Unterstützung und arbeiten gern damit.